第一章  总则

 

第一条  为了提高学校纪委档案管理工作科学化、规范化、系统化水平，有效地保护和利用档案，更好地服务于纪检监察工作，根据《中华人民共和国档案法》《海南省纪委监委机关档案管理办法（试行）》等法律法规和政策规定，结合学校纪委工作实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指学校纪委在日常工作中形成的，具有保存价值并经整理归档的各种文字、图表、音像等不同形式和载体的材料。

第三条  学校纪委各门类档案实行集中统一管理，以维护档案的完整和安全。

 

第二章  职责与分工

 

第四条  档案管理工作在学校纪委的领导下进行。纪检监察一处作为档案工作主管部门，牵头组织、统筹协调档案管理工作；各内设科室各负其责、密切配合。

第五条  纪检监察一处综合管理科和案管审理科根据各自档案管理权限，承担档案管理日常工作，主要职责为：

（一）贯彻执行有关档案管理的法律法规和省纪委监委政策规定，建立健全学校纪委档案管理工作规章制度。

（二）督促、指导各内设科室及时、完整、准确地做好各门类档案的归档工作，组织接收、验收和保管。

（三）接收、整理、分类、组件和保管档案。

（四）及时对档案利用和移交等情况进行登记和统计。

（五）组织对到期档案的鉴定和销毁。

（六）及时对档案利用和移交等情况进行登记和统计。

（七）办理领导交办的其他档案业务工作。

第六条  各内设科室具体负责本部门各种文件资料的收集、整理，并按职责分工做好归档工作。

第七条  各内设科室要指定专人负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。

 

第三章  形成和收集

 

第八条  各内设科室履行职责过程中应当按照有关程序和要求形成归档文件材料。文件材料形成时，应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的载体和记录方式。    

第九条  各内设科室具体承办工作人员应当及时收集、整理工作中形成的归档文件材料，文件材料应真实、准确、系统，组件齐全、内容完整。

第十条  学校纪委为完成专项工作设置的临时办事机构，有挂靠部门的，其工作中形成的文件材料由挂靠部门负责收集归档；无挂靠部门的，由该临时办事机构负责收集归档。

 

第四章  整理和归档

 

第十一条  学校纪委档案门类主要包括：文书档案、监督检查和审查调查档案、音像档案、实物档案。按照文书（WS）、案件（AJ）、录音（LY）、录像（LX）、实物（SW）设置门类代码。各门类档案的整理应遵循文件材料形成规律，做到真实有效，字迹工整。

文书档案、音像档案、实物档案一般以件（张）为单位进行整理，监督检查和审查调查档案一般以卷为单位进行整理。

第十二条  文书档案包括学校纪委在纪检监察工作中形成的，除监督检查、审查调查以外反映日常工作活动的、具有保存价值的文件材料。经纪检监察一处核文的文件材料由纪检监察一处综合管理科负责整理归档，未经纪检监察一处核文的文件材料由承办部门负责整理归档。

第十三条  监督检查和审查调查档案包括学校纪委开展监督检查、审查调查工作中形成的，具有保存价值的文件材料。监督检查和审查调查档案的整理参照《海南省纪委监委机关检查调查档案归档指南》执行，遵循“谁办案、谁立卷、案结卷成”的原则，归档为监督检查卷（含对适用“四种形态”中第一种、第二种形态的问题线索进行处置过程中，形成的谈话函询、初步核实、予以了结等材料）、职务违法卷、违纪违法卷、审理卷、申诉卷、审查调查内卷、问责卷，并及时移交纪检监察一处案管审理科。

第十四条  音像档案包括学校纪委在纪检监察工作中形成具有保存价值的，通过摄影、录音、录像等手段形成的照片（含数码照片）、录音、录像等辅以文字说明的视听载体。音像档案的整理参照《海南省纪委监委机关音像档案管理办法（试行）》执行。

第十五条  实物档案主要包括学校纪委获得的奖杯、奖牌、奖状、锦旗等，由纪检监察一处综合管理科负责收集、归档。

第十六条  凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向纪检监察一处移交，任何单位或个人不得私自存放或拒绝归档。

（一）文书档案、音像档案和实物档案于第二年三月底前移交纪检监察一处综合管理科。

（二）监督检查和审查调查档案中的监督检查卷、职务违法卷、违纪违法卷、问责卷自有关问题线索予以了结，或作出谈话提醒、批评教育、诫勉、组织处理、党纪处分、政务处分等决定后六个月内移交纪检监察一处案管审理科。监督检查和审查调查档案中的审查调查内卷于第二年三月底前移交纪检监察一处案管审理科。监督检查和审查调查档案中的审理卷、申诉卷自收到处分决定执行情况后六个月内完成归档。

（三）临时办事机构工作中形成的档案，根据档案性质于临时办事机构撤销后一个月内移交纪检监察一处综合管理科或案管审理科。

 

第五章  保管与利用

 

第十七条  档案管理科室要根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管，并确保档案实体安全和信息安全。档案保管场所要做好防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。

第十八条  档案的分类方案、归档范围、保管期限参见《海南省纪委监委机关档案管理办法（试行）》

第十九条  档案管理员必须科学管理档案，使档案始终处于安全、整洁、完好状态，严禁涂改、撤换、污损档案；要遵守保密规定，不准将无关人员随意带入档案保管场所，不准将有关档案内容告知无关人员；对档案的查阅、借阅、复制等审批手续及内容要认真核对，并做好登记；借出的档案要及时催还，提醒借阅人员注意对档案内容的保密和档案载体的保护。

第二十条  档案利用者应对档案负安全和保密责任。档案不得转借，不得交给无关人员传看；检举、控告材料严禁交给被反映人阅看；阅卷时不准在档案材料上涂改、剪裁、勾画、折叠等，更不准随意拆卷或撕去其中章页；未经批准，不得擅自影印、复制档案材料，任何单位、个人不得在所撰写、出版的书稿中使用未公开过的档案材料。

第二十一条  因工作需要查阅（摘抄、复制）档案资料，由承办人填写《档案查阅（摘抄、复制）审批表》，区别不同情况办理审批手续：

（一）查阅（摘抄、复制）文书档案、音像档案、实物档案，须经纪检监察一处档案管理员同意后，报纪检监察一处副处长批准。

（二）查阅（摘抄、复制）监督检查和审查调查档案，须经纪检监察一处副处长同意后，报分管副书记批准。

（三）查阅（摘抄、复制）纪委会、纪委书记专题会议的记录、纪要，须经纪检监察一处副处长同意后，报分管副书记批准。

第二十二条  档案原则上不对外。如外单位因工作需要查阅（摘抄、复制）档案资料的，须来函注明查阅目的、内容、范围及联系电话、联系人，由2名经办人持所在单位介绍信和工作证等合法证明，到纪检监察一处填写《档案查阅（摘抄、复制）审批表》，区别不同情况办理审批手续。

（一）查阅（摘抄、复制）文书档案、实物档案，须经纪检监察一处档案管理员同意后，报纪检监察一处副处长批准。

（二）查阅（摘抄、复制）音像档案，须经纪检监察一处副处长同意后，报分管副书记批准。

（三）查阅（摘抄、复制）监督检查和审查调查档案，须经分管纪检监察一处的副书记同意后，报纪委主要负责人批准。

第二十三条  档案原件一般不得借出，确因工作需要借出，须做到：

（一）由承办人填写《档案借阅审批表》，区别不同情况办理审批手续：

1.借阅文书档案、音像档案、实物档案，须经纪检监察一处档案管理员同意后，报纪检监察一处副处长批准。

2.借阅监督检查和审查调查档案以及一般的监督检查和审查调查音像档案，须经纪检监察一处副处长同意后，报分管副书记批准。借阅重要取证全程同步录音录像档案，应报纪委主要负责人批准。

（二）档案借出时间以10天为限，特殊情况需延长时间的按原借出审批权限再次审批。借出期间遇到节假日、出差、探亲、病休、公休、出国等情况，应提前归还。

（三）除省纪委监委、学校党委领导同志调阅档案外，其他外单位工作人员一般不予外借档案。特殊情况下需要外借档案的，须经分管纪检监察一处的副书记同意后，报纪委主要负责人批准。

第二十四条  查阅、摘抄、复制档案一般应在档案保管场所内进行，必须遵守保密规定。

第二十五条  学校纪委应当加强和推动档案信息化工作，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

 

第六章  鉴定与销毁

 

第二十六条  根据国家档案局有关规定，参照《海南师范大学档案鉴定销毁制度》，学校纪委应定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。鉴定工作由分管副书记主持，纪检监察一处具体负责，逐卷、逐件鉴定，提出处理意见，提交档案鉴定报告。

第二十七条  对保管期限已满且确无保存价值的档案应登记造册，纪检监察一处起草档案销毁报告，档案销毁清册和销毁报告送分管副书记审核批准。监销人、经办人应在销毁册上签字，由两人以上负责监销。经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点化为纸浆或焚毁，任何单位或部门均不得将应销毁的档案作其他用途或作废纸出售。

第二十八条  对保管期限已满但仍有保存价值的，应视情况转化其保管期限。纪检监察一处应及时做好档案整理、检索工具调整等处理工作。鉴定过程形成的材料和销毁清册，由纪检监察一处综合管理科负责归入全宗卷保存。

第二十九条  根据国家相关规定，除监督检查和审查调查档案外的永久、长期档案应在保存10年之后连同案卷目录和有关检索工具、参考资料，一并向学校档案馆移交。学校档案馆有特殊要求的按其通知要求办理。纪检监察一处应留存移交进馆档案的文件目录、案卷目录复印件及交接凭证。

第三十条  监督检查和审查调查档案因其特殊性质，应由纪检监察一处保管50年后，根据实际情况，与学校档案馆协调后可办理移交。

第三十一条  各类收发文登记簿、公章使用登记簿、档案查询登记簿用完后应当至少保存5年；用于使用、销毁、清退国家秘密文件、资料的登记簿和密件、密码电报的登记簿，用完后应当至少保存10年。

 

第七章  责任追究

 

第三十二条  有下列行为的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予党纪和政务处分：

（一）损毁、丢失档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖或者转让档案的；

（五）将档案卖给、赠送给外国人或者外国组织的；

（六）不按规定归档或者不按期移交档案的；

（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

 

第八章  附则

 

第三十三条  本办法具体应用中的问题,由纪检监察一处负责解释。

第三十四条  本办法自发布之日起施行。